會議租注意事項
會議租注意事項！
1、會議會務用車選擇有正規資質的上海穎海汽車租賃有限公司。上海會議租車落實該公司的合法資質(運管部門核發的租賃公司資質、工商部門的營業執照、稅務登記部門的稅務登記證)并核實會議舉辦時間在證件有效期內。
2、根據實際用車需求選擇保價。在雙方無異議之后簽訂用車合同。
3、請提前告知準確日期，參會人數，會議地址，以便于車輛調度預留車輛。對于每一次會議而言，大量的工作其實是在會前進行的，發送邀請函、會議通知、會場預定、場地布置、人員調配、用餐預定等等，當然也包括用車數據統計，每一位參會嘉賓的接機用車、會議期間考察用車、會后返程嘉賓的送機服務等等，都需要會務組進行大量的溝通、統計工作。通過這些細致繁瑣的統計工作，最終做出科學合理的車輛調配計劃，這樣，才能有效控制企業操作成本的同時保證每一個環節的無縫銜接。http://www.gmlmypb.cn/Company/huiyiyongche.html
4、制定用車計劃。常規的會議都有代表抵離接送安排，由于參會嘉賓來自全國各地、天南地北。抵離航班時刻往往也各不相同，既要保證每一位參會代表隨到隨走，又要盡量的降低車輛使用頻率減少成本支出，所以，如何制定用車計劃，成為考驗一個會議執行人員業務技能的重要標準。蘇州租車服務服務建議大家提前制作一個統計表格，5大概內容有城市、代表公司、姓名、聯系方式、抵達航班信息、返程航班信息等幾項信息，通過前期與參會代表的詳細溝通并將所有人員的參會信息填入表格中，按照時間將可以安排同車接送的歸為幾個單元，統一配車(一般情況下，車輛承載數越大則人均分攤費用越低)，如果參會人數較多的情況下，建議另外安排2臺以上的臨時機動保障車輛，主要為了應變客人航班延誤、早到、備降等特殊情況。
6、如有特殊需求的車型請做好相關備注。(常規車型：小車-通指B級車;商務車-通指別克GL8)。
7、根據實際需要商討所需工作人員(調度、舉牌、引領)。
8、接送過程中如有客戶需要調整航班號，車次，接送時間等情況請提前告知調度，調度會根據實際情況合理安排，確保滿足每一位嘉賓的用車需求。
9、重要客戶需要安排貴賓室CIP通道
會議交通保障應該引起高度重視，否則，會干擾會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重后果。交通保障的主要任務是車輛組織、用車制度、派車管理、車輛調度、租車管理、用車檢查和駕駛人員的管理。如果會議住地距會場較遠，必須有車輛接送與會代表，要與會人數盡可能組織足夠的車輛，以保證會議的需要。對于集體活動用車，因為車人多，必須加強派車管理、車輛調度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會人員按號入座，有序乘車。不敷乘坐時，可以租車。零星用車，必須建立用車制度，規定用車的范圍和任務，履行批準手續。至于領導干部用車，則應按規定予以保證。
報到服務:
1、 會議報到
迎接參會人員、現場運作、安排工作人員和良好的交通安排是會議報到和現場管理順利進行的組成部分。第一印象很重要。現場報到是大家露面的時候,前來露面的與會人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個人都是有備而來,每個人都應該得到最熱情周到的服務。
歡迎與會者并幫助他們進行報到是會議殷勤待客的重要表現。
2、現場的后勤工作:
報到小組:被選派的現場報到工作的人員應該是經過培訓并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應有該建筑內所有與會議有關的場所的方位圖。關鍵人員在整個會議期間還應配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規范也是不可少的。必須讓現場工作人員清楚以下幾件事:
1、會議活動的日程表;
2、 各種活動次數;
3、工作人員的分配;
4、一些必需場所的位置(商務中心、洗衣房、大堂洗手間等)
5、報到人員的分配:
6、 分配的報到人員要充足,如有需要,可指定后備人員;
7、選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格;
8、 一定要選派一名調停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調停感到滿意;
9、對于大型會議的大批工作人員,要提供一個專門的會務人員休息室;
10、報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關資料用來發放;
11、發給每個工作人員一張急救電話號碼表。應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼;報到處要始終有一位工作人員,負責傳信聯絡。
12、指示牌:參會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準備足夠的指示牌,把他們擺放在需要的地方,以保證參會者能毫不費力地找到想去的地方
3，訂票服務:
我公司利用與鐵路、航空、航運等部門長期建立的良好合作信譽關系,架構了鐵路、航空、航運、高速巴士等品種齊全、服務完善便捷的票務延伸網絡。目前已擁有全國聯網火車售票,并與國內、國際民航聯網協作的銷售國內、國際特價機票。公司曾多次成功地承接了各類大型會議的現場出票服務,而且可根據每一個會議的不同組織形式與規模,為客戶提供最快捷高效的票務服務。
4，操作方法
1、告訴我們您的姓名、手機號碼、票型、始發城市、目的地、單價、數量、出發時間等信息;
2、我們按照您的要求,向您提供最優票價;
3、您選擇完畢并預付款,我們將為您預訂;
4、您來取票或我們送票上門。
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